Reflexions per compartir

LA COMUNICACIÓ INTERNA

Què es la comunicació interna d’ un equip o organització? La comunicació interna són el conjunt d’accions planificades de comunicació que esdevé amb els membres d’un equip per d’aconseguir un objectiu definit.

La Comunicació interna és clau per al bon funcionament dels serveis i perquè aquests ofereixin un servei de qualitat, és imprescindible ocupar-se de la comunicació amb les persones que treballen a l’escola, la residència o la llar.

La comunicació interna existeix sempre, ho tinguem previst nosaltres o no. La comunicació entre persones que treballen en un mateix espai esdevé de manera natural. Per tant quan aquesta comunicació, no s’estructura ni planifica, aquesta es dona de manera informal, amb el risc que sigui errònia i amb el conseqüent mal funcionament per servei que s’està prestant.

Per tant encara que el teu equip sigui petit i pensis que no cal perquè ja ho comenteu tot de manera informal , la nostra recomanació és que tinguis un pla encara que sigui breu.

 Perquè cal comunicar-se amb l’equip?

  • Millora l’eficiència de la nostra praxis professional, a major informació, millor podrà cadascú fer la seva feina.
  • Millora el sentiment de pertinença, si em tenen en compte, m’expliquen les coses i em demanen la opinió, em sento integrat i compromès amb la organització
  • Facilita l’adaptació al canvi, perquè informo del procés i no imposo els canvis, dono temps per preparar-se pels canvis i puc escoltar les seves opinions i adaptar el que proposo per facilitar la seva alienació amb el projecte
  • Disminueix el nivell de conflicte, tant la intensitat, com l’assiduïtat, els professionals coneixen la manera , vies i canals per resoldre els conflictes i les utilitzen, els problemes no s’amaguen.
  • Promou la confiança entre companyes, si totes tenim la mateixa informació, no hi ha jocs de poder entre nosaltres, ni provoquem sentiments d’inseguretat ni afavorim a ningú per davant d’un altre.

Tipus  i Canals de comunicació

Comunicació descendent

És aquella que traspassa la informació des del responsable a l’equip, resseguint l’ordre de jerarquia establert en l’organigrama. Per això s’anomena descendent, ja que en el dibuix les figures professionals de major responsabilitat se situen a la part de d’alt i les de menor responsabilitat a la part d’abaix. Per tant és aquella comunicació que va de dalt a Baix en el dibuix de relacions entre llocs de treball en un equip.

En general la informació que es traspassa es fa mitjançant aquests canals de comunicació:

  • Manual del treballador
  • Publicació de l’empresa o el servei ( revista, newsletter)
  • Carta als treballadors i treballadores
  • Reunions o jornades informatives
  • Entrevistes
  • Cartellera
  • Circulars o correus electrònics adreçats a tot l’equip
  • Jornada anual organitzacional

Comunicació ascendent

Són els missatges que circulen d’abaix a dalt en el dibuix de l’organigrama o sigui entre els professionals i el seu responsable.  Aquesta comunicació pot ser motivada per la direcció, arrel per exemple d’una enquesta  de satisfacció professional, o potser a iniciativa de les treballadores. Però és bàsic que des de la direcció de la organització s’hagin establert els canals per tal que la informació arribi a la persona que ho necessiti.

Aquest tipus de comunicació permet proposar idees i suggeriments i donar feedback sobre diferents aspectes de la organització. També ha de permetre presentar queixes, explicar situacions que han generat malestar a un equip per tal que es puguin resoldre. Cal tenir en compte que qui més coneix el servei que s’està oferint son les persones que hi treballen cada dia. Poder tenir una via directe de comunicació amb elles, té un impacte directe en la qualitat del servei que estan prestant.

Els canals que s’acostumen a utilitzar per  a la comunicació ascendent són:

  • Bústia de suggeriments
  • Correu electrònic
  • Reunions grupals
  • Entrevistes
  • Intranet

Comunicació hortizontal

És la que es dona entre persones de la mateixa organització que tenen un nivell de jerarquia similar o bé que no tenen dependència entre elles. En general aquest tipus de comunicació acostuma a ser informal, però és important que tinguem una organització que fomenti el treball en equip i per tant la transferència de coneixements entre les persones.

En general les reunions de treball  sempre són liderades per un responsable jeràrquic, poder tenir espais de treball sense un responsable directe fomenta un treball entre iguals que sovint no pot donar-se amb una persona de la direcció present. A més a nivells més experts, es fomenten els equips d’alt rendiment, que ja en vam parlar amb un altre post. https://labaula.org/equips-dalt-rendiments/

Els canals més utilitzats son:

  • Reunions de grups de treball
  • Correu electrònic
  • Xarxes socials
  • Intranets
  • Reunions entre grups de treball
  • L’Hora del cafè

Tipus d’informació

És important poder categoritzar el tipus d’informació que voldrem transmetre a l’equip o que necessitarem que es transmeti internament. Tenir -la detectada ens permet temporalitzar-la i crear els canals més adients per transmetre-la.

És important ser eficients en les nostres comunicacions, no nomé per un tema d’escassetat temporal. En general tots els serveis que atenen a persones, utilitzen la major part de la seva jornada laboral a l’atenció directe de les persones dels seus servei. Per tant els pocs moments que hi ha per reunir-se i treballar plegades s’ha d’utilitzar de la millor manera possible. També per un objectiu de comunicació, com més curt sigui el missatge més fàcil és que arribi de manera nítida i clara. SI el missatge que transmetem és molt llarg i complexa serà fàcil que es produeixin errades en la seva recepció. Per altra banda planificar les accions de comunicació segons la naturalesa del missatge a transmetre, ens permet utilitzar el canal més adequat. No cal  informar de quelcom que es pot llegir en una cartellera en una reunió d’equip. Aquest canal, les reunions serà millor que les aprofitem per recollir idees , per treballar en equip etc..

Podem classificar els tipus d’informacions que cal que comuniquem internament en: 

  • Laboral: Tota aquell informació que té a veure amb el calendari de treball, vacances, horari laboral, retribucions  etc..
  • Emocional:  Conèixer com està l’equip, com se sent després d’una situació d’estrès o canvi. Motivar-lo per un nou repte
  • Operativa : On estan descrits els processos de treball, les funcions que realitza cada figura professional en un moment i espai determinat.
  • Organitzacional : Es transmet la cultura de l’empresa o la organització, els seus valors i la seva missió.
  • Institucional:  Descriu quines relacions té el meu servei amb altres serveis, quin tipus de treball en xarxa realitzo, amb qui es coordina el meu servei.

Mapa de comunicacions

En realitat el pla de comunicació interna és una eina que pot ser tant sencilla o complexe com vulguem nosaltres. Es tracta d’ajustar la eina a les nostres necessitats, segons la mida de l’equip i el número de serveis amb els que ens haguem de comunicar. No serà el mateix realitzar un pla de comunicació per una escola amb 15 mestres que per a una organització que gestiona 3 residències per persones grans amb 50 treballadores a cadascuna. Les necessitats a nivell de comunicació seran molt diferents. Però els elements que caldrà que continguin són essencialment els mateixos.

Que son els que hem descrit fins ara:

  • Identificar els actors, o sigui les persones amb les que m’hauré de comunicar. Si cal fer- ne grups per exemple, personal educatiu i personal de suport.
  • Identificar el tipus d’informació que vull transmetre
  • Identificar i crear els canals de comunicació

Creuant aquests tres eixos obtindrem el pla de comunicació.

Aquest es pot crear en un excel  o una taula word amb diferent files i columnes.

A part dels camps anteriorment descrits, podem afegir-ne d’altres com la temporalitat i periodicitat i  el responsable d’emetre aquella comunicació.

Us recomanem que després d’haver realitzat el quadre el traspasseu en un format de fàcil lectura, un mapa de comunicacions o un mapa conceptual, quelcom que faci fàcil per tot l’equip conèixer el contingut del mateix.

Un cop dissenyat, caldrà que el treballem en equip, i que recollim propostes, de nous canals, o tipus d’informació i que els afegim. Un cop finalitzat del tot, caldrà que el difonguem, que estigui en un lloc visible de l’espai de treball de l’equip. I Si realitzarem un desplegament per fases de tot el que hem dissenyat al pla, també comunicar-ho. No hi ha res pitjor que crear expectatives entre les persones i després no realitzar-les.

L’Auditoria Interna de Comunicació

Quan portem un temps duent a terme el pla de comunicació intern, és important avaluar-ne el seu impacte i el seu funcionament per fer-ne els ajustos i millores necessàries.

Cada equip haurà de planificar cada quan estima necessari dur-lo a terme, nosaltres us proposem cada 3 anys en profunditat, i si porteu a terme entrevistes de clima laboral, o enquestes de satisfacció interna, podeu incloure alguns elements sobre la comunicació anualment.

L’Auditoria interna de comunicació  hauria d’analitzar:

  • El tipus d’informació i continguts que s’estàn transmeten i si els canals pels quals es transmet son els adequats i més eficients
  • L’adequació entre el que es comunica i les necessitats del servei
  • Si les persones reben la informació que necessiten per treballar, tant el tipus com en el seu aspecte temporal
  • La satisfacció dels professionals i el clima laboral
  • El compliment del pla de comunicació intern,
  • S’han complert els objectius que ens havíem proposat?
  • Hem dut a terme les accions previstes en temps i forma?
  • Hem rebut queixes i suggeriments internes, de quin tipus? Com les hem resolt?
  • Proposar vies alternatives de comunicació més eficients, econòmiques i ràpides

Si l’auditoria es realitza d’una manera periòdica, podrem comparar dades d’anys anteriors i podrem analitzar com evoluciona i quins factors hem de seguir millorant.

Moltes de les dificultats que tenim en els equips tenen el seu origen en problemes de comunicació  i aquesta és una eina molt eficaç per minimitzar-los. Us animem a que la proveu i en veure-ho els resultats, si voleu que us hi acompanyem, feu-nos-ho saber!

 

La BaulaLA COMUNICACIÓ INTERNA

Related Posts