LA MEMÒRIA ANUAL COM A EINA DE MILLORA CONTÍNUA

La memòria anual ens serveix per tenir els espais suficients d’anàlisi i reflexió sobre els fets ocorreguts. Les memòries anuals a les escoles, serveis a la gent gran o centres oberts,  normalment es realitzen al juny/juliol com a acabament de curs, o al desembre com a tancament de l’any. És una eina que s’acostuma a fer servir per fer balanç del curs o any però si només la fem servir com a avaluació final li estem traient molt poc profit a una eina que ens podria servir per molt més.

En aquest post t’intentarem donar algunes eines pràctiques per tal que la Memòria Anual es converteixi en una autèntica eina de gestió  per a la millora contínua del vostre servei.

La memòria s’ha de construir al llarg del curs, des que iniciem el servei  ens hem d’encarregar de recollir les dades oportunes per plasmar a la memòria, i això significa planificar i organitzar molt bé quins continguts necessitem i com, quan i qui  els recollirem.

La memòria anual, com dèiem, és un document viu, constantment modificat i adaptat a la canviant realitat fins al moment en el que es tanca a final de curs o any. Per tant, planificar convenientment el seu contingut i la seva redacció és indispensable. Si hem de confiar en la nostra memòria i que al juny recordarem amb exactitud els fets ocorreguts a l’octubre, segurament estarem caient en un error, perquè tant el document com la memòria de les persones es va construint a base de parar-nos a pensar i a reflexionar, afavorint que els fets succeïts i records es fixin en el nostre cervell, el qual és molt selectiu i, per força, poques vegades suficientment objectiu.

Una proposta per tal que la memòria sigui un reflex fidedigne de la realitat del curs és poder muntar i estructurar el contingut conjuntament mentre elaborem el Pla Anual de Centre. Si ens fixem en el que ens proposem per aquell curs alhora de veure com ho podrem analitzar i com podrem saber i verificar que ho hem portat a terme ens ajudarà molt a conduir els esforços i les actuacions a realitzar.

Fixant els continguts de la memòria en el moment d’elaborar la Planificació Anual també ens assegurem que podrem planificar al llarg del curs el què recollirem i com i quan ho farem.

Aquesta planificació hauria de tenir la culminació a final de cada trimestre on l’equip de professionals amb les dades recollides sobre la taula i amb les pròpies impressions i anàlisis del desenvolupament del mateix puguin reflexionar en comú i plasmar les conclusions en la memòria de manera més ajustada a la realitat.

Així, per una banda, tindrem aquells indicadors que haurem pactat de recollir i que ens donaran unes dades objectives: nº d’usuaris, nº d’activitats realitzades amb famílies, nº de famílies participants, incidències, canvis o absències de professionals, etc.

I, per l’altra i no gens menys interessants, les reflexions subjectives i personals de com ha anat el trimestre, de quines dificultats ens hem trobat, de com les hem pogut solucionar, dels objectius assolits o no, de com han funcionat les programacions i les activitats, etc.

Per poder realitzar una correcta avaluació, és recomanable estructurar les dades i les anàlisis per temes que ens permetin enfocar la reflexió. Aquests temes seran els mateixos sota els quals hem estructurat la planificació i poden ser:

  • Organització del servei
  • Objectius anuals
  • Programació i avaluació
  • Equip de professionals
  • Treball amb famílies
  • Gestió econòmica i administrativa
  • Treball en xarxa
  • Incidències
  • etc.

De cada bloc caldrà que pensem quines dades o indicadors ens interessa per tal de poder anar recollint-los i que ens serveixin trimestralment per a fer les anàlisis pertinents. Els indicadors ens serveixen per poder tenir una visió a llarg termini, són útils i ens donen informació quan podem fer-ne una lectura per exemple a 3 anys vista. Per això és important que pensem en indicadors clau que siguin important i que no els anem canviant cada any.

Per altra banda tenir un sistema de recollida d’informació fàcil ens ajudarà a estructurar-la i quan ens haguem de posar a redactar la memòria sigui en realitat un exercici de compilació.

Una proposta seria tenir ubicats els registres, de manera molt visual,  en els diferents espais on es genera la informació que volem  recollir. Per exemple si volem recollir les trucades que hem rebut demanant informació sobre el servei, doncs posem un registre al costat del telèfon per anotar-ho acte seguit de penjar.

La persona responsable d’elaborar la memòria pot anar recollint les dades en els diferents espais amb la temporalitat acordada. D’aquesta manera no hi ha una única persona responsable sinó que podem compartir les tasques, pot haver-hi una única compiladora però el recull de dades pot ser col·lectiu.

Us deixem dues opcions per recollir la informació que ens permetrà fer la memòria, una amb paper i l’altre virtual. Us recomanem que feu servir la que us sigui més pràctica en el vostre dia  a dia, sinó teniu accés a l’ordinador gairebé mai perquè esteu fent atenció directa, més val que ho feu en paper, ja que si us és molt dificultós fer-ho, ho deixareu de fer.

L’opció en paper seria preparar una carpeta on hi hagués els diferents apartats de la memòria,  que hi poguéssim anar afegint la informació, si els punts són els mateixos que després contindrà el document molt millor ja que no us serà tant difícil haver d’estructurar la informació de nou. Podem anar afegint papers escrits a mà amb la valoració de les activitats, hi podem tenir prefixats uns punts on puguem descriure l’activitat, puguem valorar-la, puguem afegir propostes de millora per l’any vinent, etc. Podem també guardar-hi altres documents com fotografies, cartells que hem utilitzat per una activitat o per comunicar-nos amb les famílies o els usuaris.  De tal manera que a part de facilitar-nos molt el recull de la informació per elaborar la memòria, ens facilita molta la feina de cara als següents cursos o anys, ja que tenim tota la informació recollida i guardada en únic lloc.

En el cas d’una carpeta virtual disposarem diferents carpetes amb el nom igual que als punts del document on hi anirem guardant tota la informació relativa a aquell punt.
En el cas dels indicadors generals encara que siguin relatius a subpunts és més útils tenir-los tots en un únic document per no haver d’entrar a totes els carpetes cada vegada que volem escriure un valor. A més ens permetrà fer gràfics, i comparatives amb dades recollides anys anteriors.

És molt important tenir clars els tres objectius de la memòria:

  1. Recollir dades de manera descriptiva, per passar comptes a tercers i amb nosaltres mateixes sobre el que hem treballat a partir del que ens havíem proposat treballar en la Programació general de l’any.
  2. Detectar durant el curs o any canvis, incidències o desviaments dels objectius marcats i actuar abans que s’acabi l’any.
  3. Donar-nos les claus per millorar l’any vinent. Això és molt important ja que ens situa quan fem la memòria de manera gradual durant el curs, amb una mirada positiva de millora continua.

Passar comptes amb tercers

La majoria de serveis i projectes han de passar comptes amb altres persones o entitats. Això és un exercici molt sa que ens obliga a explicar-nos, a presentar la feina feta, a justificar els diners invertits i l’ús que se’ls hi ha donat. Per tant l’altre cara de la moneda de sentir-se fiscalitzats seria la de poder ser valorats, poder tenir un altaveu per recoll

ir tota la feina ben feta que hem fet. També és un element molt important per poder explicar la importància de les coses que fem. Sovint en els serveis públics hem d’explicar a regidors/es o alcaldes i alcaldesses quina és la nostra tasca perquè en desconeixen els detalls. Tenir la oportunitat per explicar la nostra feina, l’acosta a tothom, i ens permet trobar complicitats que pel contrari ens se

ria més complicat obtenir. Un consell és poder elaborar dos versions de la memòria, una amb tot el contingut, la formal. I una altra versió comunicable per poder penjar-la a l’entrada dels serveis i per poder enviar-la als usuaris. Compartir els reptes que ens havíem proposat i com els hem assolit i els reptes pendents és també un exercici de transparència i gestió democràtica.

Eina de millora contínua

Aquest és un dels usos que menys estès està de la Memòria, que de manera tradicional s’ha entès com un document finalista. Disposar d’eines de mesura temporals dels diferents indicadors que analitzen la feina que anem fent, és molt valuós i necessari. Primerament perquè ens cal decidir quins indicadors avaluarem, quines dades són importants, discriminar d’entre tota la informació que tenim aquella que ens permetrà saber si anem cap al lloc que volíem i si ho dem de la manera que volíem. El segon pas serà poder fer anàlisis periòdics d’aquestes dades, sistematitzar la recollida i anàlisi de les dades ens permetrà disposar de la informació per revisar i corregir allò que no estigui funcionant bé. Sovint si esperem al final del curs o l’any a fer aquesta revisió arribem tard. Tot el que podríem haver fet per reconduir la situació i poder assolir l’objectiu marcat ja no  hi som a temps de fer-ho. Per altra banda comptar amb indicadors ens permet objectivar la informació i la valoració. Els serveis d’atenció a les persones no estem acostumades a treballar amb indicadors, acostumem a fer valoracions subjectives. I sovint acabem adaptant els resultats segons els punts de vista de qui els analitzat. És important disposar de dades objectives que ens garanteixin un anàlisi veraç de la informació i sobretot incloure l’anàlisi de diferents cursos o anys per tenir una perspectiva a llarg termini.

Planificació de l’any vinent

Podem anar recollint en un únic document totes les propostes que vagin sorgint durant el curs i especialment les que sorgeixin a les avaluacions trimestrals amb tot l’equip.

Serà important incloure en un únic apartat totes les propostes per l’any vinent, per tal que ens sigui més fàcil el treball de la Programació general Anual.

Podríem elaborar un quadre resum de totes les àrees anteriors i els aspectes que volem treballar l’any vinent.

ÀREES DE GESTIÓ PROPOSTES DE MILLORA
ÀREA ORGANITZATIVA      
ÀREA TÈCNICA                    
ÀREA RELACIONAL            
ÀREA ECONÒMICA-ADMINISTRATIVA    
ÀREA D’INFRAESTRUCTURA, SEGURETAT I SALUT          
ÀREA DE TREBALL AMB FAMÍLIES                   

 

ÀREA DE RELACIONS EXTERNES                

Us convidem a explorar els nous usos de la Memòria com a eina de millora contínua per tal d’exprimir al màxim un recurs que sovint es viu com a una obligació elaborar-lo , però que ben utilitzat es pot convertir en una eina clau per la gestió dels serveis i l’increment de la qualitat dels serveis oferts.

Comparteix

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

Entrades relacionades

DISSENYAR AMBIENTS D’APRENENTATGE

Maria Montessori entenia l’espai d’aprenentatge com: “un ambient d’aprenentatge segur, estructurat i organitzat basat en un profund respecte pels nens i en la comprensió i l’amor docents com a motor de creixement i desenvolupament infantil ” i per això creia fermament que calia tenir extrema cura dels detalls per tal

Llegir més →

COM IMPLANTAR UNA NOVA METODOLOGIA AL NOSTRE CENTRE

En el serveis d’atenció a les persones existeix un cert debat permanent sobre com millorar i dotar de qualitat les intervencions professionals per tal de poder posar la persona al centre de totes les nostres accions educatives o assistencials. És per això que intentem estar al dia sobre nous mètodes,

Llegir més →

TREURE ELS BOLQUERS

Treure el bolquer i el control d’esfínters no són el mateix. El primer fa referència a l’acció decidida de no posar el bolquer, en canvi el segon va vinculat al desenvolupament maduratiu de cada infant. Controlar el pipi/caca no és un procés d’ensenyament-aprenentatge on l’adult hagi d’ensenyar a l’infant a

Llegir més →

MATERIALS EDUCATIUS A L’ESCOLA BRESSOL

Els infants tenen una necessitat innata d’explorar el seu entorn i el material que els envolta, a partir d’una interacció entre el seu cos i l’entorn, van adquirint coneixements per al seu desenvolupament. En aquest sentit, els materials educatius constitueixen una font d’estímuls per a l’infant, fomentant la seva necessitat

Llegir més →

CLAUSULES SOCIALS

Durant una mentoria a una empresa que intentava canviar la manera com s’estaven oferint els serveis a la gent gran fins aquell moment, va sorgir el tema de com de difícil és fer canviar els paradigmes encara que sigui una evidència que aquest canvi és a millor. Sovint ens trobem

Llegir més →

DOCUMENTAR A L’ESCOLA BRESSOL

Documentar significa visibilitzar i posar en valor la tasca educativa i els processos d’aprenentatge dels infants. Així mateix, és un recurs que ens permet avaluar i repensar la nostra tasca educativa alhora que també en permet comunicar i transmetre una cultura d’escola i una visió determinada d’infant i d’educació. Aquesta

Llegir més →