Reflexions per compartir

GESTIÓ EFICAÇ DE LES REUNIONS

Aquest és un tema clau en la gestió dels equips, de qualsevol tipus, però del sector educatiu, social i cultural encara més. També és un tema tant comentat que fa mandra posar-s’hi però és que certament és un assignatura pendent en la majoria d’equips que no tenen ni els elements bàsics com un calendari de reunions i un ordre del dia previ.

 

Quines dificultats ens acostumem a trobar?

  • El temps Principalment perquè tenim molt poc temps per reunir-nos, la nostra feina és atendre a les persones i el poc temps que tenim fora d’aquesta ens l’hem d’organitzar molt bé per aprofitar-la al màxim.
  • Manca sistemàtica: ens acostumem a reunir sense massa planificació prèvia, no tenim definits els rols dins de les reunions
  • No ens preparem les reunions: sovint els assistents no saben de que parlarem, per tant venen amb les mans buides. En el cas que ho sàpiguen, el seu rol acostuma a ser força passiu, el lideratge el pren qui convoca la reunió i és qui pren la paraula en gairebé la totalitat del temps.
  • Utilitzem les reunions per tot: és l’únic recurs que acostumem a tenir, i no sabem diferenciar el tipus de contingut que és més adient tractar , podem utilitzar molta estona per donar informació que es podria llegir. Tractem temes que potser interessen només a una part de l’equip i l’altre està perdent el temps. El poc que tenim.
  • No prenem acords. Sovint no sabem concloure les reunions amb acords específics, hem estat parlant una hora sobre un tema però que en treiem després? Serveix d’alguna cosa haver-.ne parlat sinó sabem arribar a acords d’equip?
  • No seguim els acords. Si hem arribat a acords però no ens assegurem de si els estem duent a terme, sovint un acord triga un temps a interioritzar-se i convertir-se en criteri, això passa per estar a sobre del seu compliment i reforçar-lo.
  • No sabem dialogar ni escoltar: sovint en una reunió sempre parlen les mateixes persones, no garantim el torn de paraula, no ens escoltem, ens trepitgem mentre parlem, no sabem debatre d’una manera eficaç.
  • Gestió emocional; en els equips de persones sempre hi ha aspectes que cal poder abordar, conflictes entre les persones, malestars personals que cal que aflorin per poder-los treballar. Les reunions d’equip acostumen a catalitzar emocions mal gestionades de manera improvisada i acaben tenyint tot el que hi passa dificultant les reunions.

Que és i que no és una reunió d’equip?

Com hem dit abans, les reunions d’equip acaben servint per tot, ja que no tenim temps per parlar del que volem en un altre lloc aprofitem les reunions, per comentar-ho tot, tot vol dir, des d’una anècdota sense importància, una mica de safareig, el problema que em preocupa a mi personalment  etc…Per tant el primer que hauríem de fer seria intentar discernir els diferents continguts que necessitem comentar  al nostre equip i identificar-los.

El segon seria anotar qui hauria de participar en cada tipus de contingut, lo de fer-ho tot entre tots, és inviable i tot i que ho sabem, continuem fent reunions plenàries gairebé en exclusiva.

El tercer element serà decidir el canal més propici de comunicació,  la reunió no és l’únic canal de comunicació que tenim, podem fer reunions d’equips més petits, reunions bilaterals, crear una llibreta o cartellera informativa etc…

Així doncs hauríem de pensar en els sistemes de coordinació necessaris dins l’equip, així com els sistemes de presa de decisions i de comunicació dels acords i de criteris entre els diferents sistemes a la resta de l’equip. Sovint no creem altres sistemes de coordinació fora de les reunions de tot l’equip perquè no tenim sistemes de traspàs de la informació. D’altres és perquè sinó hem participat del debat ens costa acatar les decisions d’altres, però això és quelcom que també haurem de treballar.

Les reunions com a eina de planificació anual.

Igual que tenim eines com les programacions d’activitats, el calendari de les reunions hauria de ser una eina que ens permetés organitzar el funcionament de l’equip durant tot l’any.

La nostra recomanació és tenir un A3 a la sala de reunions o espai en que les feu, amb les dates marcades i els principals temes.

Disposar del calendari anual permet a tothom organitzar-se, si poden tenir un criteri temporal molt millor, per exemple el tercer dimarts de cada mes o cada dilluns , això facilita a les persones recordar-ho i conciliar si es que les reunions es realitzen fora de l’horari habitual de treball.

El calendari anual de reunions ha de planificar-se tenint en compte tota la resta d’eines de planificació del servei, per tal de poder analitzar totes les propostes, activitats, sortides ect… i fer-ne un retroplanig, o sigui preveure quines subactivitats hi ha darrera de cadascuna de les coses que haurem de fer durnat l’any. Quines d’aquestes necessiten ser parlades, organitzades o executades durant la reunió d’equip. I anar planificant cap enrere i segons el temps que necessitem per a cada cosa dates en el nostre calendari.

Fer aquest exercici és feixuc la primera vegada, sobretot si no hi estem acostumades, però tinguem en compte que la majoria de serveis tendeixen a repetir més d’un 80 % del que fan anualment, potser la tipologia de les activitats varia però son del mateix tipus o sigui que requereixen de la mateixa planificació. Per això ens anirà molt bé per calendaritzar un any tenir el calendari de l’anterior al costat.

Si tenim diversos tipus de coordinació, que seria el més indicat per poder ser eficients en el temps que destinem   les reunions, caldrà que tinguem els diferents calendaris davant i els elaborem si potser el mateix temps, per anar muntant el trencaclosques entre els diferents sistemes, per tal que cada un rebi la informació a temps per poder executar la seva part de feina.

Si millorem la organització  i la sistemàtica de les reunions, millorem la nostra comunicació, la presa de decisions i com a resultat la nostra feina

A vegades ens costa trobar sentit a fer un ordre del dia de les reunions i penjar-lo , potser pensem que no ens cal, però ser rigoroses amb la organització  de les reunions i la seva execucució ens aportarà molts beneficis, tangibles en poc temps. Cal ser persistent en mantenir els canvis sinó tornarem enrere fàcilment.

L’ Ordre del Dia

Saber de que parlarem prèviament ens permet que tothom es prepari els diferents temes, podem fer encàrrecs previs a les reunions per poder concretar la part de diàleg i prendre decisions molt més ràpidament. També en permet que la gent de l’equip faci aportacions sobre temes que volen comentar. Podem tenir un ordre del dia establert amb cert contingut fixe que sabem que necessitem tractar a cada reunió, una altra contingut que és el que hem previst en la planificació anual i deixar sempre un temps per temes urgents o sobrevinguts.

Marcarem el temps que podem dedicar a cada tema, en funció de com pensem treballar-lo, si haurem de debatre’l , si serà informatiu, si serà de consulta, però amb una ronda per demanar opinió sense debat etc…

L’ordre del dia haurà d’estar en un lloc accessible per totes les persones que han de participar de la reunió uns dies abans de la mateixa.

Quan tot l’equip coneix quins son els espais per parlar les coses i quins son els mecanismes de presa de decisions, molts dels conflictes entre passadissos, comunicacions informals etc… tendeixen a desaparèixer, perquè les persones ja coneixen on cal parlar les coses i veuen que si ho fan en el lloc adequat es soluciona el seu problema.

Comunicació

Les reunions acostumen a no tenir gaire sistematitzat com es durà a terme el diàleg durant les mateixes. Ens podem trobar amb reunions on hi ha una o dues persones que prenen la paraula gairebé de manera única, d’altres en que acabem cridant per fer-nos sentir perquè parlem tots a l’hora, d’altres en que expliquem anècdotes que no tenen un vincle directe amb el que estem parlant. D’altres en que fugim del tema que havíem previst inicialment. Bé tantes com equips hi ha en realitat. Mantenir una sistemàtica sobre l’ordre  de paraula ens pot semblar fred o que coarta la llibertat de comunicació, però en realitat és just tot el contrari.

Haurem de decidir quins temes son importants conèixer la opinió de totes les persones de l’equip

No tots els temes cal debatre’ls ni necessitem la opinió de tothom, les reunions no son una estona de tertúlia, son espais de treball. Per això é important marcar unes regles del joc a les reunions, si el que cal comentar no ha d’aportar valor demanem a la gent que no intervingui. Marquem criteris d’intervenció, opinions buides d contingut que no ens ajuden a arribar a conclusions o marcar criteris no cal que siguin comentades.

També cal marcar regles en quan  qüestions de tipus ètic, com comentarem els temes quan parlem de persones usuàries i les seves famílies, no farem broma de cap situació, no comentarem públicament cap tema que no sigui necessari comentar per mantenir la privacitat d ela informació ect…  Serà important marcar un codi ètic durant les reunions i encomanar a algú  la tasca de vetllar perquè tots els seguim de la manera acordada.

Sovint les reunions son moments en que els equips ens relaxem, com si fos l’hora d’esmorzar i els comentaris que es donen dins les reunions son poc professionals.

Hem de poder detectar l’estat anímic de les persones de l’equip, si hi ha hagut algun incident, o conflicte o bé hi ha algú que està passant per un moment difícil, és important preveure un espai a  l’inici o final de la reunió per tractar temes de gestió emocional de les persones.

Rols dins la reunió

És convenient que puguem dividir-nos els rols, hi ha diferents feines a desenvolupar i que totes les faci la mateixa persona, fa molt difícil fer-les correctament.

Hi ha que prendre acta, tant si ho fem en paper o directament en ordinador, aquesta persona pot ser també la que tanca els temes fent un resum ràpid dels acords en aquell punt perquè tots tinguem clar a quines conclusions hem arribat.

Seguir l’ordre del dia i donar torns de paraula. Una persona ha de garantir que els temes marcats i com hem previst tractar-los i el temps reservat a cada punt es compleix. Això es garanteix marcant bé el tempo de les intervencions i anotant els torns de paraules demanats.

Responsable del compliment del codi ètic, si ens hem marcat unes regles del joc i uns criteris de comunicació, és important que tothom en sigui responsable, però sovint s’han adquirit hàbits difícils de canviar si no ens dotem d’algun mecanisme que ens hi ajudi, un d’ells potser donar aquest rol a algú que ens faci notar quan ens estem desviant de l’establert i així mica en mica no calgui que ningú estigui alerta perquè tots els tindrem integrat.

Dinamitzador, compilador…. si l’equip és molt nombrós és interessant poder tenir una persona responsable de dinamitzar la reunió, potser la mateixa que marca el tempo de l’ordre del dia o no. Algú que pot fer preguntes per generar debat o recollir opinions si som un equip que ens costa participar o pel contrari que resumeix els temes per tancar-los quan ens n’anem per les branques.

Aquests càrrecs poden ser rotatius cada any o cada cert temps, a l’inici és convenient que els desenvolupin persones que tinguin les competències naturals per fer-ho ja que així la resta podran anar aprenent per quan els hi toqui realitzar-lo a elles.

Tancament de la reunió i acords

És molt important tancar la reunió, vol dir finalitzar-la sabent si ens han quedat temes pendent i els haurem de posposar a un altre dia i agendar-los per no oblidar-nos-en. Si caldrà buscar un temps addicional perquè son temes que no poden esperar, fer-ho en aquell moment que hi som totes. Algú ha de fer un resum de les conclusions dels temes tractats i dels acords presos, amb els responsable d’executar cada acord i la data prevista per fer-ho.

Aquest full d’acords serà el que tindrem a ma a cada reunió i serà el primer punt de l’ordre del dia, d’aquesta manera garantim que anem fent seguiment del que hem acordat, posem noves dates si no ho hem pogut fer per la data prevista.

En cas que hi hagi persones que no hagin participat de la reunió  cal que puguin tenir accés tant a l’acta com al full d’acords.

Un sistema per garantir que tothom ha llegit, i es compromet al compliments dels acords és signar el full de l’acta al final, podem fer-ho tots els assistents, o només les persones que no hi ha pogut assistir.

En aquest post us volem donar algunes claus perquè les vostres reunions siguin realment eficaces!

I si voleu que us acompanyem a analitzar les vostres i aportar-vos propostes de millora  estarem encantades de fer-ho.

La BaulaGESTIÓ EFICAÇ DE LES REUNIONS

Related Posts