Reflexions per compartir

ALGUNS TRUCS PER FER SERVIR L’AGENDA

La feina de gestió és molt important i possibilita que la feina que fem amb les persones sigui de més qualitat i més eficient

Els professionals que treballem amb persones, educadors, Mestres, psicòlegs… dediquem gran part de la nostra jornada laboral a estar amb les persones amb les que treballem, infants, persones grans etc. però sempre tenim una part de feina, que està vinculada a la gestió, redacció d’informes, planificació, reunions, coordinacions, gestió de recursos, compres de materials, preparar un acte… que requereixen també del nostre temps, que sovint no és el que més ens agrada de la nostra feina i que hi dediquem molt poc temps, perquè considerem que el que realment és important és atendre a les persones per les que treballem.

I això és així, però sovint la feina de gestió, és molt important també i possibilita que la feina que fem amb les persones sigui de més qualitat i més eficient. Per tant en aquest post, us volem ajudar a que el poc temps que teniu el pugueu aprofitar al màxim per treure’n un bon resultat.

És important destinar un dia  cada principi d’any per planificar l’agenda anual. Tot allò que sabem que farem i que tenim dates establertes posem-ho a l’agenda. Deixarem d’haver de tenir-ho al cap i pensant recurrentment, perquè no se t’oblidi la reunió mensual o l’enviament de la carta a les famílies de cada mes…

L’agenda s’ha de convertir en la nostra gran aliada,. L’agenda al telèfon és molt útil perquè podem consultar-la des de qualsevol dispositiu i ens permet fer canvis sense haver d’estar esborrant. Ens permet planificar tasques amb una periodicitat establerta. Si fem servir diferents calendaris per temes, de manera molt visual podem veure per colors quins temes hem de tractar, i també fer-ne una valoració per saber a que dediquem el temps. Sovint no arribem a fer la feina que ens hem planificat i no sabem ni perquè, fer un anàlisi del que hem fet fins al moment ens permet veure i analitzar la nostra organització i veure’n els punts flacs per millorar-los.

Planificació mensual, setmanal i diària

Us recomanem que feu una planificació mensual, setmanal i diària La planificació mensual , a l’inici o final de cada mes, revisarem el que tenim el mes següent, així ja podem agendar aquells temes importants i tenir-los present, planificar tot allò que necessitarem per dur-ho a terme relacionada amb el tema, trucades, reunions, feina interna… d’aquesta manera ens assegurem arribar a la data prevista sense haver de córrer a última hora. Igualment cada dilluns reserveu-vos uns minuts per revisar la setmana, veure que teniu agendat, i anotar aquelles coses noves que sabeu que tindreu. És el moment per enviar correus o fer trucades a aquelles persones amb les que treballeu i que necessitarem alguna cosa d’elles, que ens enviin una informació o document per poder fer la nostra feina. Sovint ens quedem paralitzats perquè alguna companya no ens ha fet arribar la part de feina que li correspon i això ens fa anar malament a nosaltres també. Doncs si ho podem preveure amb temps, li podem enviar un recordatori uns dies abans i així ens assegurem que el dia que hem planificat per fer la nostra feina la podrem fer.

Igualment la planificació diària  és molt important, sinó tenim feina de gestió diària no caldrà, fent-ho setmanalment serà suficient, però aquelles que teniu feina diària, és útil també dedicar els primers minuts del dia a planificar-lo a revisar que farem i a replanificar-lo si cal.

En general tant per la planificació mensual com setmanal, hi ha alguns elements molt importants a tenir en compte que ens poden ajudar molt a que la feina que hem planificat l’acabem fent.

  • Planifica el temps real que trigaràs a fer-ho, d’aquesta manera sabràs si t’hi cap a l’agenda tot el que hi has posat
  • Planifica el temps de descansos, menjar, trucades, correus electrònics
  • Replanteja’t les prioritats i fes-los un lloc

Quan treballem no sempre ho podem fer de manera lineal, fem una feina, i quan l’acabem en comencem una altra, sovint tenim 2 o 3 temes oberts que hem de treballar en paral·lel, es important que al planificar quina part de cada tema farem en cada moment, no canviem de tema cada mitja hora, destinem un temps adequat a començar i acabar una acció.

Si les prioritats varien o tenim nous encàrrecs a assumir mentre estem fent altres temes, haurem de revisar l’agenda, i moure les tasques planificades per encabir-hi la nova feina, això també ens permetrà comprometre’ns davant de tercers en les dates d’entrega, avançar-nos a possibles retards i avisar de quina nova data d’entrega els hi podem donar.

Posem-nos avisos perquè quan acabi la hora d’una tasca l’ordinador o el telèfon ens informi, sovint ens engresquem a fer alguna cosa i ens vola el temps.

Planificar sobretot és pensar en quants recursos del nostre temps hi podrem destinar per la importància del resultat

És important que siguem racionals en l’ús del temps, volem dir que tot el que fem seria genial poder-ho fer amb tot el temps del món, i segur que n’obtindríem resultats boníssims, però això com bé sabem no és possible, per tant planificar no només és posar un seguit de tasques en un forat temporal, sobretot és pensar en quants recursos del nostre temps hi podrem destinar per la importància del resultat, o sigui que posem en una balança esforç segons resultat esperat, d’aquesta manera serem nosaltres que decidirem com volem treballar i el resultat que volem obtenir de la nostra feina. I no pas l’agenda o el pas inexorable del temps que decidirà que és queda per fer i què ens ha quedat magnífic encara que ne realitat no fos gaire important. Sobretot mantinguem la mirada posada, en les persones, tot el que fem , també els documents i la planificació ho fem perquè ens ha de donar eines per atendre millora a les persones amb les que treballem, això ens donarà la motivació que potser a vegades ens falta quan ens asseiem davant de l’ordinador.

La BaulaALGUNS TRUCS PER FER SERVIR L’AGENDA

Related Posts